Nueva York – Microsoft dio una nueva investigación sobre la actividad de las ondas cerebrales que analiza el impacto positivo de las rupturas entre reuniones consecutivas y una nueva función de reunión de Outlook para permitirle tomar descansos esenciales. En el mas reciente Índice de Tendencia Laboral, mapeando las tendencias laborales del año pasado, la empresa descubrió que el tiempo dedicado a las reuniones está aumentando constantemente, y las reuniones de trabajo están en su punto más alto (casi triplicando el año pasado). La reunión promedio también dura 10 minutos, aumentando de 35 a 45 minutos. La investigación apunta a algo que todos sentimos: las reuniones consecutivas son estresantes y afectan nuestra capacidad para hacer un gran trabajo. Es tiempo de un cambio.

 

Para muchas personas, las videoconferencias consecutivas son un sello distintivo de la era de la pandemia. Una conversación termina, comienza otra y, con demasiada frecuencia, no hay posibilidad de estirarse, verter un vaso de agua o simplemente aclarar la cabeza. En el último estudio, realizado por Microsoft – sobre la actividad de las ondas cerebrales, los investigadores confirmaron lo que muchas personas perciben a partir de la experiencia: las reuniones virtuales consecutivas son estresantes. Pero la investigación también apunta a un remedio simple: descansos breves.

 

“Nuestra investigación muestra que los descansos son importantes, no solo para hacernos menos agotados al final del día, sino para mejorar nuestra capacidad de concentrarnos y participar en esas reuniones”, dice Michael Bohan, director senior del grupo de Ingeniería de Factores Humanos de Microsoft. , quien supervisó el proyecto.

 

La configuración de Microsoft Outlook hace que sea más fácil y automático crear estos descansos esenciales una y otra vez, y como sabemos que una talla “no aplica” para todos, las empresas tienen dos opciones. Las personas pueden establecer valores predeterminados de programación que acortan automáticamente las reuniones que programan. Y ahora los clientes tienen la capacidad de establecer valores predeterminados de programación para toda la organización que acortan las reuniones y crean espacio para los descansos para todos en la empresa.

 

 

El estudio más reciente se basa en ese trabajo. El Laboratorio de Factores Humanos de Microsoft buscó encontrar una solución para enfrentar la fatiga, una preocupación apremiante en nuestra nueva era de trabajo remoto e híbrido. Los investigadores del laboratorio, que examina cómo los humanos interactúan con la tecnología, pidieron a 14 personas que participaran en reuniones de video mientras usaban equipo de electroencefalograma (EEG), una gorra para monitorear la actividad eléctrica en sus cerebros.

 

Los 14 voluntarios participaron cada uno en dos sesiones diferentes de reuniones. En un día asistieron a tramos de cuatro reuniones de media hora consecutivas, y cada llamada se dedicó a diferentes tareas, por ejemplo, diseñar un diseño de oficina o crear un plan de marketing. Otro día, las cuatro reuniones de media hora se intercalaron con descansos de 10 minutos. En lugar de saltar apresuradamente de una reunión a la siguiente, los participantes meditaron con la aplicación Headspace durante los descansos.

 

Para garantizar datos limpios, a todos los participantes que tomaban descansos se les asignó la misma actividad de tiempo de inactividad, en este caso meditación, para que los resultados fueran comparables. Las sesiones tuvieron lugar dos lunes consecutivos; algunos participantes empezaron con sesiones consecutivas, mientras que otros tuvieron descansos entre reuniones y, a la semana siguiente, cambiaron. También tuvimos personas adicionales que se unieron a las reuniones con los sujetos de investigación para simular un día típico interactuando con varios equipos.

 

Algunas estrategias para hacer que los descansos sean exitosos y vencer la fatiga de las reuniones

 

Como sabemos que hacer espacio para los descansos es más fácil de decir que de hacer, hemos reunido algunos consejos respaldados por investigaciones sobre cómo sacar tiempo para hacer una pausa, aprovechar al máximo los momentos de respiro y hacer que las reuniones sean más efectivas y llenas de energía.

 

Cambia tu forma de pensar. Si bien puede parecer más productivo poder pasar de manera consecutiva, las investigaciones muestran que lo contrario es cierto. Vea los descansos fuera de su computadora como una parte esencial de su día laboral.

 

Encuentre actividades de descanso que calmen su mente. La meditación es una forma eficaz de relajarse y recargar energías entre reuniones, pero otros estudios muestran que la actividad física, como caminar, también es beneficiosa. Estudios anteriores de Microsoft sugieren que hacer garabatos o leer algo agradable también trae beneficios. “Puede ser cualquier cosa que distraiga su mente de las cosas relacionadas con el trabajo y la concentre en algo que sienta que es relajante”, dice Bohan. Eso le ayudará a refrescarse y recargarse cuando comience su próxima reunión.

 

Cree aún más tiempo para los descansos considerando otros modos de comunicación. Antes de programar una video llamada, haga una pausa y pregúntese: ¿Realmente necesitamos una reunión sobre este tema? Los temas más dinámicos, creativos o emocionales pueden requerir una reunión, mientras que los controles de estado y los temas informativos pueden beneficiarse de la colaboración de documentos, un canal de Teams o el correo electrónico. Otras tareas sencillas se pueden gestionar a través del chat. Aprende más.

 

Haga que las reuniones sean más intencionales. Las mejores reuniones, ya menudo las más breves, son más intencionales. Las mejores prácticas como crear y enviar una agenda con anticipación, ser reflexivo sobre quién asiste, comenzar y detenerse a tiempo y hacer la transición a un resumen de los últimos cinco minutos facilitarán el logro de sus objetivos en menos tiempo. Aprende más.

 

Mantenga a los participantes comprometidos y energizados. En las reuniones virtuales, puede ser difícil intervenir de forma remota. Un moderador puede ayudar a garantizar que se incluyan participantes remotos. Las funciones como Levantar la mano, Pizarra y Salas de grupos de trabajo en Microsoft Teams son excelentes formas de usar la tecnología para generar conversaciones creativas y estratégicas.